資料送付 案内。 【例文あり】資料送付の際に同封する「手紙(一筆箋、添え状)」の書き方5つのポイント

【例文あり】資料送付の際に同封する「手紙(一筆箋、添え状)」の書き方5つのポイント

資料送付 案内

通知する主な内容には下記のようなものがあります。 ・用件を知らせる ・同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる ・書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる ・送付する枚数、数量を知らせる 補足説明をする 決められた書面に入らない内容を付け加える役目もあります。 その他にも 書類送付状やFAX送り状で通知した内容や枚数が、実際に届いた内容と枚数と異なる場合に、相手先から問合せがあり、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、FAX操作ミスなどで誤って別の相手先にFAX文書が届いたときは、FAX送り状を見た別の相手先から誤送信を教えてもらえることもあります。 書類送付状の使用例 書類送付状を使う場面はさまざまですが、下記のテンプレートがあるとスムーズに進めることができるでしょう。 ・一般的な書類送付状 ・請求書の書類送付状 ・領収書の書類送付状 ・FAX文書の送信案内状 書類送付状はパソコンなどで作成する場合がほとんどで、手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 また、メールに書類を添付して送付することもあり、その場合はメール本文に書類送付の内容を記載します。 どの書類送付状でも抑えるべきポイント ここでは、どの書類送付状であったとしても、最低限ビジネス文書として押さえておきたいシンプルな書類送付状の書き方のポイントをお伝えします。 送信年月日 2. 相手先会社名・氏名 3. 書類作成者会社名・氏名 4. 頭語と結語 5. 挨拶文 6. 記、以上 7. 送付内容 基本的に書類送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えます。 送信年月日 送信年月日は、送付状の右上に記載します。 ビジネス文書において日付は必ず右上になります。 いつ書類を送ったのか、ひと目でわかるように、必ず記載しましょう。 記載する時は、西暦、和暦どちらでも構いませんが、他の書類と統一させておきましょう。 日付のない送信状は、いつ書類を送ったのか分からずトラブルのもとになるので、注意が必要です。 相手先会社名・氏名 送り先の相手先会社名と氏名は、送付状の左上に記載します。 送り先の相手の社名や氏名は、相手先から名刺を頂いた場合は名刺を元に記載します。 必要であれば部署名も記載します。 株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるので注意しましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。 書類作成者会社名・氏名 右上に(日付の下)に書類送付状の作成者の会社名と氏名を記載します。 基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。 送付した書類について確認事項が発生する場合もあるので、必ず電話番号とFAX番号も記載しましょう。 見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、書類送付状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。 頭語と結語 頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。 結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。 書類送付状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。 その他には、謹啓、敬具などもあります。 挨拶文 書類送付状の書き出しは、いきなり本題に入るのではなくワンクッションおき、挨拶文を入れます。 ビジネス文章で使われる、「拝啓」「謹啓」を使い挨拶文を入れます。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後は一文字あけて続けるのが基本です。 挨拶文にはさまざまなものがあり、季節を表す「春暖の候」などがあります。 ですが、季節を表す挨拶文は季節ごとに合わせて変えなくてはいけないので、上記のテンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくなります。 挨拶文のワンクッションを入れた後に、見て欲しい箇所や説明などの本題へと入りましょう。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。 例文の差出人について 下記の情報を載せます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文のタイトルについて 書類送付の内容によって、タイトルも自由に変更してください。 上記の例文ではタイトルが「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状として使う場合は「資料送付のご案内」などにしても良いでしょう。 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」の組合せが良く使われています。 その他には、「謹啓」「敬具」なども使われます。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は不要です。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の添付書類について 送付する内容によって、自由記載いただく箇所になります。 上記の例文では「添付書類」の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。 たとえば、 「添付書類 レイアウト図 1枚」 「送付書類 請求書 1枚」 「添付書類 見積書 1枚」など。 送付するものが書類ではない場合、下記のように変更するといいでしょう。 「送付内容 CD-ROM 1枚」など。 例文の備考欄について 送付書類に関する補足説明があれば、備考欄に書きましょう。 営業担当者が書類送付する場合は、この書類送付状に手書きでコメントを書き添えることもできます。 たとえば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。 何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」などです。 請求書に同封する書類送付状 請求書を郵送するときに同封する書類送付状の例文です。 請求書を郵送する時に、普通の定型封筒で請求書を郵送する場合は宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりします。 また、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する場合には、書類送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。 こうした書類はフォーマットを一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類送付する場合にも使うことができます。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は必要ありません。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の添付書類について 明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。 例文の備考欄について 送付する書類に関する補足説明があれば、備考欄に記載します。 請求書の書類送付状の場合は、振込先情報(口座や名義)がここに記載されている場合もあります。 ・恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。 ・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。 領収書に同封する書類送付状 領収書を郵送するときに、同封する書類送付状の例文です。 請求書の場合と同様で、セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄(宛名、住所)が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 敬具」 ・添付書類:領収書 ( 月分) 3枚 ・ご利用明細: 「領収書No. 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は必要ありません。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の明細について 複数の領収書を同時に送る場合には、書類送付状に明細を記載して送るのが一般的です。 一枚の場合は、明細欄自体が不要です。 例文の備考欄について 明細などに補足説明があれば、備考欄に記載します。 営業担当者が送る場合は、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。 封筒のマナー 郵送にて書類送付する場合、封筒にも気を抜いてはいけません。 相手先に届いて最初に目に入るは封筒なので、きちんとマナーを守って送りましょう。 請求書や納品書、見積書など多くの書類の郵送によく使われています。 選ぶ時は、封をするためのノリやテープがついているものだと便利です。 また、送付する書類の種類によっては、セロ窓付き封筒(宛名部分が窓開きになっているもの)を選ぶといいでしょう。 書類送付状をうまく利用すれば、宛名書きの手間を省くことができます。 セロ窓付き封筒を使う場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合は、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けます。 送付する書類の種類に合わせて、中身が透けにくい二重構造や裏地に模様がついている封筒を選んだ方がいい場合もあります。 重要な契約書など、折り目を入れたくない書類送付に使われることが多く、利用頻度は高いタイプです。 角形2号は、定形外郵便になり、4kgまでの郵送をすることができます。 (0〜50gまで120円、4kgは1,180円) レターパックの中に長3封筒で送付状をいれる 料金面からみると、折り目を入れない重要書類や複数枚の送付には、レターパックが便利です。 その際、長3や角2の封筒に書類送付状を入れましょう。 書類在中スタンプがあると良い 手書きでもかまいませんが、毎月の送付回数が多いならスタンプが便利です。 100円ショップでも販売されています。 見積書在中・請求書在中などが表示されていると、普通のDMなどと間違われずに書類送付ができます。 先方の会社内で経理部門にスムーズに届きますから付けることをおすすめします。 横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが一般的です。 宛名には担当者名を 大きな会社だといくつものラインがありますから、書類送付した際に何の請求書かわからないと、請求元に電話をして確認することになります。 相手に迷惑をかけないためにも宛名にはきちんと部署名と担当者名を書きましょう。 おもて面の書き方 郵便番号・住所 郵便番号は、封筒に郵便番号を記入する枠がある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。 記入枠のない場合は、123-4567のように数字で封筒の右上に書きましょう。 送付先住所は、郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて記入します。 記入する時は、都道府県から記入するようにしましょう。 郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県から市区町村までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たるので、きちんと都道府県から書きましょう。 宛名 送付先会社名は、住所より一文字分下げて書き始めます。 会社名は正式名称で、(株)などと省略せずに書きます。 担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。 次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置に封筒の中央に書きます。 書く時は、会社名より一回り大きな文字で書きましょう。 個人名が不明の場合は、「部署名+ご担当者様」という書き方もあります。 うら面の書き方 封筒のうら面に継ぎ目がある場合の住所を書く位置は、継ぎ目の下部右側に書きます。 郵便番号は住所の上に横書きで正しく書きましょう。 氏名は、封筒の継ぎ目の左側に下揃えにして書きます。 会社名や部署名がある場合は、継ぎ目の左側からに会社名、部署名、氏名の順に書いていきます。 左側上部には、送付日を書きましょう。 また、封筒の封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。 他にも、封じ目には「封」や「緘」があります。 封筒のうら面に継ぎ目がない場合は、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。 また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きます。 書類によってはクリアファイルに入れる 角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。 封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。 クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。 レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。 メールでの書類送付方法 メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。 メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。 また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。 紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。 デジタル書類なら、収納も保存も楽です。 送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。 早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を 本日発送いたしましたのでお知らせいたします。 お手元に届きましたら、内容をご確認の上、 ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 今後とも宜しくお願い申し上げます。 書類送付の際はその旨を件名につけます。 【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。 例文の宛名について 本文の書式はビジネス書式で作ります。 宛名については、 ・会社名や株式会社は省略しない。 ・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG 例文の本文について 送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。 ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。 したがって、以下の点は省略することが一般的です。 ・文面に日付は書かなくて良い ・タイトルは件名につけ、本文にはつけない ・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない ・時候の挨拶は書かない ・書き出しの一文字空けはしない ・「記」「以上」をつけない メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。 書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。 行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。 例文の問い合わせ先について 送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。 書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。 メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。 FAXでの書類送付方法 FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。 この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。 その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。 なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。 ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。 相手方の出力(受信後の印刷・プリントアウト)時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。 用紙サイズについて FAX送信用紙としては、A4が一番使いやすいです。 A4サイズのFAXの送り状を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 下記の書類をお送りします。 ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 上記の例文のように簡単な挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合は、下記の例文を参考にしてください。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使い、時候の挨拶は必要ありません。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 例文の差出人情報について FAX送り状には必ず下記の差出人情報を載せます。 1)会社名 2)住所、電話番号、FAX番号 3)担当部署名 4)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) FAX送り状を送ると、万一通知した内容や枚数と実際に届いた内容と枚数とが異なる場合、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 相手先からの返信もFAXで送信してもらうような場合には、自分が送るFAX送り状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、FAX番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。 例文の送信日、送信枚数について FAXの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しない場合があります。 先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも送信枚数は必ず記載しましょう。 ・送信枚数 枚(送付案内状を含む) ・送信枚数 枚(この送付状を除く) などと記載します。 例文の備考欄について FAX送信する文書の内容(説明)を備考欄に書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。 正しい書類送付の方法をマスターしましょう.

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見本・資料送付のご案内の書き方

資料送付 案内

1.送付案内状(送付状・送り状)ってなに? 送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、FAXを送信するときに添えたりする書面のことをさします。 ここでは、この送付案内状についてご説明します (送付状、書類送付案内書とも言います)。 ・送付状(送付案内状)には、以下の役割があります。 [送付状の主な役割] (1)挨拶をする …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。 それを郵送したりFAX(ファックス)をしたりするわけですから、 言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。 (2)通知する …通知する主な内容には下記のようなものがあります。 用件を知らせる b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。 書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。 送付する枚数、数量を知らせる。 (3)補足説明をする …決められた書面に入らない内容を付け加える。 その他にも… 例えば、送付案内書やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るはずです。 そのため、 確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から 誤送信を教えてもらえることもあります。 [送付状(送付案内状)の使用例](このページで紹介) ・一般的な書類の送付案内状 ・請求書の送付案内状 ・領収書の送付案内状 ・手形送付の案内状 ・FAX文書の送信案内状 送付状はパソコン等で作成する場合が大半です。 パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 上記の送付状の記載内容の説明(送付案内状の書き方) 1. 挨拶文 送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」+「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 [ビジネス挨拶文の文章例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. へつづく 【2】請求書の送付状(送付案内状、送り状)の書き方 下記は請求書を郵送するときに、同封する書類の雛形 ひな形 例です。 請求書を郵送する時に、どんな封筒で郵送していますか?普通の定型封筒で請求書を郵送する事業所の場合は、宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりしますが、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する事業所の場合には、請求書の書式の中で、左上にうまく位置合わせをして宛先住所を印字するケースが多いようです。 また、請求書ではなく、送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、下記の送付状(書類送付の案内状)のテンプレートで、左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしてお使いください。 こうした書類はフォーマット(書式)を一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類を送付する場合にもお使いいただけます。 下記に書式の見本を紹介しながら手作りする際のポイントを解説します。 ファックス送付案内状(FAX送付状)の記載内容の説明 1. 挨拶文 挨拶文といっても、FAXの送り状の場合は略式で構いません。 上記のFAX送信案内の見本のようにごく簡単に挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。 ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 時候の挨拶は不要です。 [ビジネス挨拶文の例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. 差出人情報 FAX送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 FAX送信時の用紙サイズについて ・fax送信用紙としては、A4が一番使いやすいと思います。 ・A4サイズのFAX送信案内書を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が最も高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 また、最近は普通紙ファックスが多くなっているため、相手方でプリントアウトされる際にも、最もきれいに出力されます。 ・A4をカットしたサイズが用いられることもありますが、こちらからの送信時には、1. 用紙の節約、2. 通信時間の節約になるものの、先方での受信時には普通のA4として出力されることが多く、先方にはあまりメリットはありません。 またB5サイズも同様です。

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【例文】添付ファイル・資料送付メールの書き方マナーと5つの注意点

資料送付 案内

ビジネスシーンでは送付状を同封するのが基本です。 いきなり書類を送り付けるのは、ぶしつけですから書類送付のご案内の同封が必須です。 また人づきあいの中でも物などを送るときに送付の案内状をつけると、心がこもった送り方になります。 大人の常識として、書類送付のご案内の書き方を身につけましょう。 個人 個人に対する書類送付のご案内としてあげられるものに、応募書類への送付状が多いのではないでしょうか。 他にも例えばお中元やお歳暮を贈るときに一筆添えるなどのケースが考えられます。 また冠婚葬祭でのお祝い、お悔みで送る場合も送付状をつけます。 就活 他にも書類送付のご案内として、就活のときの応募書類の履歴書に同封するものがあげられます。 この場合、書類送付のご案内は文書作成能力を問われるので、表記や敬語の間違いは禁物です。 時候のあいさつや、基本的な文書に不自然な点がないか、しっかり確認してから送付しましょう。 冠婚葬祭 結婚祝いを贈ったり、式に出席できない場合、結婚祝いと一緒に添え状を同封するか、先に郵送します。 年上の人に送る場合は、「拝啓」などの頭語、時候の挨拶、お祝いの言葉を添えて本文、「敬具」などの結語を使って書くのが基本です。 香典の添え状として送る場合、手書きで便せん1枚に書きます。 頭語や時候の挨拶は書かず、お悔みの言葉、弔問に行けないことへのお詫び、遺族への気遣い、香典を同封する旨を書きます。 送付状 書類送付のご案内は、書類を送るに当たっての説明文や前置きになるので、相手の人に正確に、また快く受け取ってもらうために必要です。 企業間や、企業と顧客のやり取りに書類送付のご案内は常に使われます。 ほかにも病院、学校関係や企業、さまざまな場所で書類送付のご案内は必要になります。 またファックスを送るとき、確実に送信するためにも、送付状を書類の1枚目につけて送ることがビジネス上の常識です。 送信ミスに気が付くことができるので、送信枚数を記入しておくことが大切です。 メール 近頃は、書類送付のご案内としての案内メールも必要になることが多いのではないでしょうか。 メールで連絡を受けた場合の、最初の挨拶になるので第一印象を残す大切なやりとりになります。 メールでの書類送付の案内を作るときも、基本に沿った構成、文体をこころがける必要があります。 お客様 お客様に送る書類送付のご案内は、例えば商品やサービスについてのメッセージであることが多いのではないでしょうか。 また、回答に当たる内容が主になるでしょう。 後々まで文章が残るので、わかりやすく要件を伝え、マナーや基本に則した書面でまとめることが大切です。 ビジネスシーンでの基本的な文体 書類送付のご案内は、基本の文体が決まっています。 お客様に送るときなどはきちんとした文体にして送付することが礼儀になります。 (1)挨拶から入り、(2)通知内容を明記し、(3)補足説明で終わる定番の構成で作成しましょう。 シンプルな書式もご紹介します。 書類送付のご案内は、送付状としていろいろなテンプレートがあります。 文書テンプレートサービスのビズオーシャンのホームページでは、会員登録をすると無料ダウンロードができます。 メールアドレスとパスワードを設定してログインします。 その前に簡単なアンケートに答える必要があり、最後に顧客の同意を求めるボタンを押せば簡単に登録できます。 テンプレートはシンプルなものが多いので、少し物足りないと感じたら、自分で文書を応用して作成してみても良いでしょう。 書類送付のご案内では定番の前書きが必要になります。 簡潔な書式の例文をあげてみましょう。 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さっそくですが、下記の書類を送付いたしますので、 ご確認の上、ご査収いただけますようお願い申し上げます。 ご不明な点等ございましたら、お気軽にお尋ねください。 今後ともどうぞよろしくお願いします。 敬具 時候のあいさつ文例 書類送付のご案内のあいさつ文は、一般的に定番とされる文章を使いますが、特に個人で送る送付状は時節の挨拶を入れると相手に心遣いが伝わるので大切な部分です。 時候の挨拶は季節に合ったものにする必要があります。 それぞれの季節の代表的なあいさつ分をご紹介しましょう。 春の時候のあいさつ 1月の新春の表現は、7日までです。 ・12月 歳末ご多忙の折、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 ・1月(全般) 寒さ厳しきおりから、皆様にはますますご健勝のほどお喜び申し上げます。 ・2月上旬 立春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 書類送付のご案内の返信方法 書類送付のご案内に対する返信は返送状になります。 基本的な文体は案内状と同じ書式になります。 異なる部分としては、時節の挨拶のあとに続く部分に送ってもらった送付状に言及する部分です。 」の言葉を入れてみましょう。 その後は、「早速ではございますが、下記の書類を添付いたしますので、よろしくご査収のほどご案内申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 」などでまとめます。 基本を押さえて簡潔に作成しよう.

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